CATATAN KECIL DAPURNYA ORGANISASI Oleh : Desak Putu Rahayu Lestari

CATATAN KECIL DAPURNYA ORGANISASI

Oleh : Desak Putu Rahayu Lestari

Sekretaris I BE SMFE Unud 2012

Well, memasuki akhir periode akan banyak sekali cerita tentang aktivitas yang sudah dijalani fungsionaris Badan Eksekutif selama Periode 2012. Program kerja selama periode 2012 sudah terselenggara dengan baik dan laporan pertanggung jawaban saat Musma pun tidak mengalami kendala yang berarti. Meskipun Musma ke-15 telah selesai dan menjelang akhir kepengurusan, namun administrasi Badan Eksekutif masih akan terus dijalankan sampai terpilihnya Ketua Badan Eksekutif yang baru beserta fungsionaris Badan Eksekutif Periode 2013. Selama belum adanya pelantikan fungsionaris Badan Eksekutif yang baru maka aktivitas operasional dan administrasi Badan Eksekutif masih akan dikontrol oleh Pengurus Badan Eksekutif Periode 2012 sampai adanya serah terima jabatan. Any way, ini merupakan sebuah catatan kecil tentang sekelumit sisi administrasi Badan Eksekutif yang cukup kompleks. Mengingat bahwa administrasi Badan Eksekutif tidak hanya mencakup surat-surat maupun proposal saja namun mencakup Standar Operasional Prosedur (SOP), database, penugasan, SKP, dispensasi, maupun sosialisasi almamater dan semoga catatan kecil ini cukup memberikan manfaat yang berarti untuk penerus Badan Eksekutif Periode selanjutnya.

Administrasi Badan Eksekutif memang cukup kompleks. Pada dasarnya kesekretariatan merupakan wadahnya untuk mengurus informasi yang keluar maupun informasi yang masuk. Hal-hal tersebut pada umumnya berdasarkan surat-surat maupun proposal  kegiatan. Namun, Badan Eksekutif sebagai organisasi kemahasiswaan di lingkungan SMFE Unud tidak hanya mengurus surat masuk dan surat keluar maupun proposal kegiatan tetapi juga menangani data-data sosialisasi almamater, ketentuan SKP, dispensasi, database, maupun penugasan bagi mereka yang tidak mengikuti sosialisasi almamater. Tentu saja ini memerlukan ketelitian dan keapikan dalam pengarsipan untuk menghindari adanya pemalsuan data. Sedikit rumit memang tapi cukup menyenangkan ketika sudah dijalankan. Kita akan mulai membedah administrasi Badan Eksekutif dalam catatan kecil ini dimulai dari Standar Operasional Prosedur (SOP).

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan fungsi berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai dengan tata kerja dan sistem kerja. Pada periode 2012 baru dimulai adanya Rancangan Pedoman Program Kerja yang dibuat oleh Sekretaris BE dan sekretaris-sekretaris kegiatan di Badan Eksekutif. Pedoman ini akan mengatur teknis pembuatan proposal berdasarkan program kerja Badan Eksekutif, prosedur permohonan tanda tangan, ketentuan surat-surat yang digunakan, daftar perlengkapan yang diperlukan, serta teknis urutan kegiatan. Standar Operasional Prosedur ini berbeda dengan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) yang memang sering digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan. Standar Operasional Prosedur (SOP) ini lebih khusus menceritakan alur dan prosedur pelaksanaan kegiatan yang dilengkapi dengan list perlengkapan yang digunakan untuk menghindari adanya kendala teknis seperti lupanya panitia menyiapkan peralatan yang dibutuhkan.

Selanjutnya, beralih pada database dan ketentuan sosialisasi almamater. Mahasiswa baru Fakultas Ekonomi Universitas Udayana diwajibkan untuk mengikuti rangkaian kegiatan sosialisasi almamater yang telah ditentukan yakni PKKMB Fakultas (Pengenalan Kehidupan Kampus Mahasiswa Baru), GET (Gema Equilibrium Termuda), serta KBBM (Kemah Bina Bakti Mahasiswa). Kegiatan tersebut bertujuan untuk mengenalkan Fakultas Ekonomi Universitas Udayana lebih mendalam. Pada PKKMB akan mengenalkan mahasiswa baru pada dunia kampus dan diberikan bekal berupa pengetahuan dan pengalaman tentang dunia kampus yang berbeda dengan sistem pendidikan pada sekolah lanjutan. Pada GET mahasiswa baru akan diperkenalkan mengenai kehidupan organisasi di kampus, meningkatkan kesadaran berorganisasi, dan menumbuhkankembangkan jiwa kepemimpinan. Sedangkan pada KBBM, mahasiswa baru melakukan pengabdian masyarakat khususnya masyarakat pedesaan seperti pemberian sumbangan, penghijauan, maupun memberi kontribusi berupa ide bisnis mengenai potensi yang terdapat di desa setempat. Keseluruhan kegiatan sosialisasi almamater harus diikuti oleh seluruh mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Udayana. Data keikutsertaan akan dicatat dalam database yang selanjutnya akan merekap siapa saja yang tidak mengikuti sosialisasi alamamater dan akan diwajibkan mengulang pada sosialisasi almamater berikutnya. Sering kali mahasiswa sengaja tidak mengikuti sosialisasi almamater dengan berbagai alasan. Ada yang mengatakan tidak diijinkan orang tua, sakit, ada upacara adat, dan lain sebagainya. Bagi mereka yang tidak mengikuti sosialisasi alamamater dapat mengikuti penugasan yang ditentukan namun, tentunya penugasan ini sama pointnya dan teknisnya serta tingkat kesulitan dengan kegiatan sosialisasi alamamater. Penugasan tersebut antara lain membuat artikel di Bali Post, membuat essay, maupun menyumbang buku. Sesungguhnya, kegiatan sosialisasi alamamater bukanlah kegiatan yang sulit. Kegiatan sosialisasi alamamater memberikan banyak tugas dalam bentuk tulisan, disiplin waktu, serta arti penting team work. Jadi, jangan berpikir bahwa penugasan lebih mudah daripada mengikuti sosialisasi alamamater, karena sesungguhnya sosialisasi alamamater dapat memberikan kesempatan untuk mengeluarkan ide dan gagasan dalam tugas-tugas yang diberikan serta dapat menambah banyak kawan dalam kelompok.

Mereka yang sengaja tidak mengikuti kegiatan sosialisasi almamater yang telah diwajibkan, akan terkendala saat pengisian SKP. SKP atau Sistem Kredit Partisipasi merupakan sistem penghargaan terhadap mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Udayana atas partisipasinya dalam kegiatan akademis dan non akademis di luar proses pembelajaran. SKP pembobotannya disesuaikan dengan jenis kegiatan yang diikuti. Seluruh SKP yang terkumpul akan direkap dalam buku SKP dan divalidasi oleh BE SMFE serta Pembantu Dekan III Fakultas Ekonomi Universitas Udayana dengan melampirkan bukti asli keikutsertaan dalam kegiatan.

Kini, beralih tentang dispensasi. Dispensasi diberikan pada mereka yang mewakili Fakultas Ekonomi dalam perlombaan baik di bidang akademis maupun non akademis serta bagi mereka yang terlibat dalam kepanitiaan. Umunya juga, pihak Fakultas memberikan dispensasi khusus bagi Senat Mahasiswa Fakultas Ekonomi namun, hal tersebut tergantung kebijakan dekanat. Dispensasi khusus tersebut hanya bisa dikeluarkan jika pihak dekanat memberikan ijin. Selain itu, Badan Eksekutif juga sering kali mengeluarkan surat pernyataan yang menyatakan mahasiswa yang mengikuti lomba sebagai perwakilan Fakultas Ekonomi dan disahkan oleh Pembantu Dekan III.

Administrasi Badan Eksekutif memang cukup kompleks. Namun, jika sudah disusun secara sistematis akan menyenangkan sekali bisa mengurus sekian banyak data, mengolahnya, serta menyampaikan kembali bagi mereka yang memerlukan informasi. Well, sekian goresan sederhana, sebuah catatan kecil administrasi BE SMFE Unud. Semoga bermanfaat dan selamat bertugas bagi Chief of Executive Secretary berikutnya. Sebagai penutup dari catatan kecil ini, berikut adalah rangkaian kata penutup dari saya,

Visi salah satu hal terpenting dalam organisasi

            Organisasi memerlukan misi agar tujuan terealisasi

            Dalam melakukan realisasi tak akan mampu tanpa strategi

            Strategi didukung oleh suatu informasi

            Informasi dipadukan dalam sistem administrasi

            Mari mengatur komunikasi

            Mari merangkai informasi

            Demi pencapaian tujuan organisasi

‘Sukses organisasi tidak hanya terletak dari gagasan yang cemerlang, namun kesatuan tekad untuk sukses yang dibangun dari kebersamaan untuk merealisasikan visi”.

JAYA EKONOMI !!!