3rd Equitech 2012 from IGAA Diah Acintya

3^rd Equitech 2012

Oleh:

I Gusti Ayu Agung Diah Acintya

 

            Equitech ( Equilibrium Entrepreneur Challenge) adalah salah satu program kegiatan Badan Eksekutif Senat Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Udayana .Seperti namanya , kegiatan ini bergerak di bidang Entrepreneur dengan substansi utama berupa kompetisi Entrepreneur ( Entrepreneur Challenge) yang dilaksanakan selama 4 Bulan.

            Dalam melaksanakan kegiatan ini , diperlukan berbagai persiapan awal yang matang sehingga segala sesuatu nya dapat berjalan dengan lancar selama 6 bulan kedepan sejak kepanitiaan dibentuk. Ada begitu banyak potensi dari kegiatan ini. Cukup banyak juga kendala yang dihadapi  dan Inovasi yang dilakukan panitia pelaksana 3^rd Equitech pada tahun ini. Namun sebelum memasuki Kendala serta Inovasi maupun solusi nya , berikut saya paparkan rangkaian kegiatan 3^rd equitech pada tahun ini.

1.   Maret 2012                       : Pendaftaran Panitia sesi I

2.   April 2012                         : Rapat Calon panitia pelaksana dan Rapat Panitia Pelaksana

3.   1-31 Mei 2012                  : Pendaftaran peserta equitech sesi I

4.   2 Juni 2012                        : Pembukaan dan Workshop Entrepreneur 3^rd Equitech

5.   11-25 Juni 2012                 : Pendaftaran sesi II

6.   26 – 29 Juni 2012              : Pengumpulan Proposal equitech dari peserta

7.   7 Juli 2012                         : Wawancara 5 besar dan penentuan Finalis (3 besar)

8.   14 Juli 2012                       : Pembekalan dan pemberian modal 3 besar finalis

9.   1 Agustus   2012                : Start pelaksanaan usaha dan Monitoring finalis equitech

10.       1-7 Oktober  2012        : Pendaftaran panitia sesi II

11. 13 Desember 2012           : Presentasi finalis 3^rd Equitech 2012

12. 14 Desember 2012           : Penutupan dan Seminar Nasional 3^rd Equitech 2012

POTENSI

            Equilibrium Entrepreneur Challenge sebenarnya merupakan kegiatan yang sangat strategis untuk dilaksanakan dan dikembangkan Fakultas Ekonomi Universitas Udayana. Hal ini mengingat pentingnya pengembangan jiwa entrepreneur di kalangan masyarakat umumnya dan generasi muda khususnya . Ditambah lagi , belum ada perlombaan entrepreneur yang dibarengi dengan pemerian modal serta pemantauan intensif dari panitia selama 4 bulan . Ini yang menunjukkan perbedaan dan keunggulan equitech bila dibandingkan dengan kegiatan lain. Jika , terus dikembangkan, kegiatan ini dapat berwujud kegiatan skala nasional yang sangat bergengsi .

KENDALA DAN SOLUSI

            Ada begitu banyak kendala yang dihadapi dalam rangkaian acara selama 6 bulan ini yang tidak mungkin saya paparkan secara menyeluruh. Untuk itu saya akan paparkan per kegiatan yang saya rasa perlu pemaparan masalah.

1. Pendaftaran panitia 

Pendaftaran panitia merupakan titik awal paling penting dalam kegiatan ini karena panitia adalah modal utama equitech dapat bergerak atau tidak. Seharusnya equitech adalah kegiatan pertama yang melaksanakan perekrutan tim, namun karena kegiatan lain beserta tim nya telah terbentuk , terjadilah perebutan SDM di lingkungan FE unud. Masing – masing ketua kegiatan pasti menginginkan SDM terbaik yang bergabung di kepanitiaannya , begitu pula equitech.

Masalahnya adalah karena SDM yang terbatas , tidak ada kegiatan yang SDM nya sempurna , oleh karena itu , ada 2 pertimbangan dalam perekrutan panitia yang ada di benak saya saat itu : a. SDM yang sudah mampu dan terbiasa dengan organisasi di tambah dengan skill yang baik DIPERLUKAN ADA dalam tim . b. SDM yang belum terlalu professional dan fasih berorganisasi yang akan terus menjaga kelangsungan kegiatan selama 6 bulan secara stabil . Hal ini karena mereka tidak banyak diperebutkan, mereka focus pada kegiatan ini. Mereka seiring berjalannya waktu bersama – sama belajar dengan kita sehingga rasa bosan tidak mudah muncul . J

           

 2.  Pendaftaran peserta 3^rd Equitech 2012

      PUBLIKASI , itu adalah kata utama yang sangat penting ketika kami beranjak ke tahap pencarian peserta equitech tahun ini . berbagai macam cara dan sarana publikasi harus dikerahkan jika paniti benar – benar ingin pencapaian jumlah peserta dengan penambahan yang signifian dari tahun ke tahun. Sayangnya , tahun ini kami baru dapat mencapai jumlah 24 proposal bisnis , dari target kami yaitu 40 proposal bisnis . Kurang tercapainya hal itu karena kurang maksimalnya publikasi.

      Saat itu bisa di bilang sarana utama kami untuk mencari peserta berupa pamflet dan poster kurang menarik sehingga tidak menarik pandangan audience. Terlalu ramai dan banyak informasi . Padahal seperti yang kita ketahui orang Indonesia apalagi Bali cenderung malas membaca . Strategi surat menyurat dengan fakultas maupun universitas lain juga kurang efektif karena birokrasi yang berbelit-belit.

      Cara yang ampuh pada saat itu adalah dengan mengadakan ROADSHOW. Kami membagi tim yang di koordinir oleh humas melakukan promosi dengan presentasi langsung ke fakultas – fakultas dan universitas lain. Sayangnya presentasi ke banjar – banjar belum dapat terlaksana dengan optimal. Diperlukan MAPING ROADSHOW yang jelas agar pergerakan lancar.

3. Workshop Entrepreneur 3^rd Equitech

      Bagi peserta yang telah mendaftar sebelum workshop otomatis terdaftar sebagai peserta workshop , dan panitia tetap membuka untuk umum . Workshop secara seremonial adalah PEMBUKA equitech dan acara yang strategis untuk kembali meraup peserta. Mereka yang belum tertarik mengikuti lomba dapat dibuat tertarik dari materi entrepreneur dan acara yang disuguhkan peserta. Bermainlah dengan Trik – trik pencarian peserta .

      Untuk teknis workshop sendiri , janganlah takut untuk tidak memberikan apa – apa kepada peserta apabila kegiatan yang kita adakan gratis. Tahun 2012 ini workshop dibuka untuk umum berbeda dengan tahun seblumnya yang eksklusif diperuntukkan untuk peserta sehingga biaya konsumsi di ambil dari uang pendaftaran. Pada workshop tahun ini kami menyuguhkan snack kepada peserta yang tidak membayar sehingga menimbulkan beban anggaran.

4. Pengumpulan Proposal Usaha 3^rd Equitech 2012

      Pengumpulan proposal tidak seindah dan sesimpel yang dibayangkan. Kebanyakan peserta malah malas dan menunda – menunda pengumpulan proposal sehingga panitia harus gencar mengingatkan . Sebenarnya hal ini sangat tidak baik untuk kegiatan . Pendaftaran peserta dan pengumpulan proposal merupakan indikator penting untuk melihat seberapa baik kompetisi ini dikenal masyarakat , dan dari pengalaman kami , diperlukan usaha keras panitia berupa “hasut menghasut” agar para calon mau mendaftar dan mengumpulkan proposal. Padahal , jika memang kegiatan ini sudah masuk tahap bergengsi , peserta akan dengan sendirinya mencari informasi dan mengikuti runtutan acara yang ada . 

5.   Wawancara 5 besar dan pemberian kontrak

      Rangkaian acara tersebut terkesan sepele namun sebenarnya sangat penting. Masalah besar yang terjadi pada bagian rangkaian acara ini adalah KEHADIRAN JURI.  Entah karena kesibukan atau komitmen , dewan juri sangat sulit dihadirkan dalam bentuk nyata. Mereka kerap kali mengubah jadwal sekenanya atau mengcancel kehadiran mereka di titik akhir. Disini diperlukan koordinasi dan lobi yang baik kepada Dewan Juri.

      Kontrak peserta juga harus diperhatikan dengan baik dan dipelajari dengan seksama. Isi dari kontrak harus benar – benar diimplementasikan seutuhnya.

6.   Start Pelaksanaan Usaha

      Satu kata terpenting memasuki masa – masa pelaksanaan usaha adalah MONITORING. Untuk tahun ini dilakukan terobosan baru dengan membentuk sie Monitoring tersendiri khusus untuk memantau perkembangan peserta , mengumpulkan laporan dan menagih pengembalian modal . Kehadiran sie ini sangat membantu karena seiring usaha peserta berjalan , panitia secara keseluruhan juga tetap melaksanakan persiapan – persiapan sehingga tidak efektif menggerakkan panitia umum untuk memonitoring. Kehadiran sie monitoring juga memberikan bentuk pertanggungjawaban yang jelas atas pelaksanaan kegiatan monitoring peserta.

      Kendala nya adalah terkadang ada perbedaan aktifitas antara panitia dengan peserta , sehingga menentukan waktu bertemu kerap kali menjadi urusan yang rumit dalam hal monitoring. Namun utnuk kedepannya , panitia harus disiplin dengan tanggal pemonitoringan dan peserta harus diberi ketegasan dan disiplin untuk ada di tempat saat monitoring berlangsung.

7.   Pendaftaran Panitia Sesi II

      Keadaan saat pendaftaran panitia sesi II hampir sama dengan pendaftaran panitia sesi I dimana tetap terjadi perebutan SDM Mahasiswa Baru . Namun hal tersebut tidak terlalu menjadi masalah Karena jumlah SDM mahasiswa baru sangat banyak dan setiap orang berhak mendapatkan kesempatan untuk bergabung di kepanitiaan

8.   Technical Meeting Presentasi Final 3^rd Equitech 2012

      Dalam technical meeting ini , untuk kedepannya lebih baik tanpa kehadiran juri karena proses dan birokrasi nya justru memberatkan dan menyebabkan ketidak efektifan acara. Selain itu substansi yang di sampaikan tidak terlalu banyak. Manfaatkan ajang TM ini untuk merapikan data – data peserta yang belum lengkap. Memastikan kelengkapan laporan laba rugi peserta , mengumpulkan video peserta serta menyampaikan sistematika dan penilaian presentasi final .

9.   Presentasi Final 3^rd Equitech 2012

      Presentasi pada tahun ini sengaja diadakan terpisah dengan Seminar Nasional berbeda dengan tahun lalu dimana presentasi final diadakan sekaligus dengan seminar nasional. Hal itu kami lakukan di panitia karena tahun lalu situasi agak tidak kondusif karena peserta merasa sudah terlalu lama dalam acara . Dalam presentasi final kali ini kami adakan di Aula Gedung Doktor Fakultas Ekonomi Universitas Udayana .

      Kekurangan pada presentasi final kali ini adalah tidak semua finalis datang ke acara presentasi final. Ketiga finalis yang hadir seharusnya Squarepick hand bag, Bali Jani Gallery dan Cookies Jepang. Namun Cookies Jepang berhalangan hadir karena alasan yang kurang jelas. Disini peran panitia beserta tim monitoring untuk memastikan jauh – jauh hari kepastian dan kesiapan peserta untuk hadir dalam presentasi final equitech.

10. Seminar Nasional 3^rd Equitech 2012

      Dan setelah rangkaian panjang kegiatan equiteh selama 6 bulan , tibalah panitia pada acara akhir berupa seminar nasional yang sekaligus akan menutup rangkaian kegiatan kami di 3^rd Equitech 2012. Seminar nasional kali ini kami mengundang pembicara motivasional Merry Riana mengangkat topik “Branding Mastery” dengan tema “Brand is Your Self” .

      Dalam mengadakan Seminar Nasional pada kali ini panitia harus bekerja ekstra keras mencari peserta karena adanya permasalahan anggaran yang melanda lembaga – lembaga di Badan Eksekutif . Kami mengangkat branding mastery dengan tema “Brand is Your Self” tidak lepas dari isu entrepreneur dimana setiap orang tanpa kita sadari adalah penjual . Jadi peserta yang hadir di seminar ini akan mendapatkan self branding dari seorang Merry Riana . Pengusaha – pengusaha yang mengikuti seminar ini pun dapat memulai branding produk nya mulai dari diri mereka sendiri.

      Bisa dikatakan ini adalah seminar pertama di Fakultas Ekonomi unud yang menyasar pembeli umum. Fee pembicara yang mahal (25 juta) dan sewa gedung yang mahal(16 juta) membuat kami harus memperhitungkan segala kemungkinan untuk menutupi biaya – biaya tersebut. Berikut kronologis penyelenggaraan seminar nasional tersebut:

      a. Penentuan Pembicara lambat dari jadwal . Seharusnya pembicara sudah fix memasuki       bulan November . Panitia sudah bergerak mencari pembicara sejak bulan          September ,    namun karena banyak hal , pembicara baru dapat dipastikan pada             Konsolidasi BE pada    akhir Oktober. Sehingga waktu pemasaran bersih hanya         satu bulan

      b. Penetapan pangsa pasar. Pada tipikal seminar ini pangsa pasar harus ditetapkan                   sebaik mungkin. Karena bagaimanapun acara akan berhasil jika ada pembeli tiket.         Pastikan kelas pembeli, mahasiswa atau pengusaha atau umum dan bagaimana tim           akan menyasar pasar tersebut. Hal ini merupakan kelemahan kami dalam menyelenggarakan seminar tahun ini .  Pembeli memang sudah kami tetapkan          UMUM, namun faktanya di lapangan kami harus membuka kelas mahasiswa lagi untuk    menutupi kekurangan dana. Target jumlah peserta sebenarnya terpenuhi, (VIP@350    dan Standar @150) . Tetapi karena terjadi perubahan harga , kami tetap harus             menambah jumlah peserta dalam bentuk kelas mahasiswa @80rb.

      c.                     Kegencaran panitia dan distribusi tiket. Kedua hal tersebut , memegang peranan    dalam menyukseskan seminar ini. Hal yang luar biasa karena Equiteh tahun ini             memiliki tim yang mau dengan kesadarannya mempromosikan tiket dan acara.         Semangat panitia harus terus dipompa bahkan dengan cara menyusupkan virus – virus       motivasi merry riana ke dalam panitia. Ini juga menjadi branding di kepanitiaan kami.            Sebelum kami menghadirkan seorang Merry Riana , setidaknya para calon pembeli             kami sudah memandang tim kami sebagai tim tangguh yang sarat akan motivasi J .

      d.Publikasi dan dokumentasi . Pubdok pada periode ini termasuk cukup bermasalah .    beberapa media promosi tidak terproduksi tepat waktunya. Ini juga karena kendala di        pendanaan , karena kami harus  menyesuaikan dengan dana yang tersedia untuk      mencetak baliho, spanduk , dan pamphlet. Penyelesaian video juga terlambat dari       waktu yang seharusnya.

      e.Penggalian Dana. Bisa dibilang pada penggalian dana pada periode equitech ini sangat           tidak maksimal . Selain karena pengdan kurang maksimal juga karena perusahaan yang          kami sasar kebanyakan kurang tertarik bekerja sama dengan kegiatan yang tertutup             seperti seminar nasional. Selain proposal ke perusahaan – perusahaan kami juga       mengadakan kerja sama dengan bentuk pembelian minimal 5 tiket. Hal itu jug          membantu penjualan tiket .

      f. Hari   “H” Seminar . Satu pembelajaran dari mengadakan seminar nasional untuk        umum apalagi dengan membuka kelas VIP adalah JANGAN PERNAH BERMAIN – MAIN     DENGAN WAKTU. Peserta seminar yang telah menginvetasikan uangnya tidak akan    rela datang terlambat apalagi tidak datang. Masalah yang terjadi saat itu adalah             keterlambatan kehadiran Merry Riana di Bali sehingga kami harus menunda waktu            pembukaan sehingga menuai protes terutama dari pembeli tiket VIP.

11. Menutup Kegiatan

      Masalah yang terjadi ketika kegiatan sudah berakhir adalah di kesekretariatan. Piagam panitia yang belum diambil dan yang terdapat kesalahan penulisan nama haru diatasi dengan baik dan rapi , karena itulah image kegiatan terakhir tersebut. Setiap publikasi harus terkumpul dan panitia tidak boleh dilepas begitu saja karena masih ada penyusunan Laporan Pertanggungjawaban.

SARAN DAN MASUKAN UMUM

1.   Plot tanggal harus dilaksanakan sejauh mungkin sejak awal. Itu adalah peta kegiatan ini. Jangan takut melakukan plot tanggal hingga acara paling akhir. Dari pengalaman 3^rd equitech tahun ini, 80% tanggal yang sudah di plot sejak awal tidak mengalami perubahan.

2.   Jangan malas mencatat. Detail dalam acara ini sangat banyak .

3.   Bentuk super team bukan dream team (seperti yang selalu diajarkan BE :D). Ajak mereka semua merasakan susah dan senang , berpikir, dan memutuskan, karena itulah yang membuat kegiatan ini hidup.

4.   Pandai – pandai mengatur keuanan . Equitech adalah kegiatan yang aroma entrepreneurnya paling kuat. Tidak boleh manja dengan anggaran, tapi kegiatan ini yang harus berentrepreneur untuk berhasil sampai di tujuan.

5.   JURI! Bagian yang penting pada Entrepreneur Challenge. Mencari juri dari kalangan akademisi dengan praktisi sudah pas  . Namun hidari kembali mengundang Kadin maupun Hipmi dari praktisi karena jadwal mereka cenderung padat dan tidak bisa mengikuti jadwal kegiatan panitia. Rundingkan juga soal juri kepada Pembina maupun jajaran dekanat sehingga SEBELUM KITA YANG MENGUNDANG JURI, PIHAK DEKANAT SUDAH MENGENENAL , MENYETUJUI , DAN MELOBI CALON JURI. Ini agar juri tidak meremehkan kegiatan ini.

6. Selalu bergencar! Acara di mulai dengan waktu yang mepet dan dengan wktu penyelesaian LPJ yang mepet juga . Dan selalu sertakan  Pembina , setidaknya laporan kepada pembina dalam setiap kegiatan kita.

      Sekian terimakasih

      Mohon maaf bukan sekretaris yang buat Karena yang bersangkutan sedang mnyusun LPJ :D

      Sekber , 22 Desember 2012